更新時間：2021-06-14 20:32:20作者：admin2
一、書面溝通方式有以下幾種種類
在企業內部，書面溝通方式包括便函、報告、布告牌、工作說明、海報、信封中的便條、員工手冊，甚至電子布告欄；對外，有商務信函、報告、建議書、傳真、合同、廣告、產品目錄、新聞發布會等多種方式；還要強調秘書主要應用的書面溝通方式。
二、書面溝通的目的
◆ 講清目的
◇ 要求別人理解我們的意圖。
◇ 得到我們想要的回答。（反饋）
◇ 與對方保持一定的友好關系。
那么多種方式的書面溝通，每種都有自己的寫作要求，在按照標準的基礎上，我覺得有效的書面溝通就是達到目的
技術交底書 技術交底書是在發明人實現發明創造之后形成的一種文檔，專利代理人依據技術交底書進行專利申請文件的撰寫。它不僅是連接技術文檔和專利申請文件的紐帶，也是發明人和專利代理人之間的溝通橋梁。好的技術交底書是產生優秀專利申請文件的關鍵因素之一。 好的技術交底書具有文字表達清楚、邏輯清晰嚴密、發明點突出、有明確的技術效果等特點；反之，不太好的技術交底則可能前后矛盾、錯誤頻出、雜亂無章、不寫技術效果等。 言而總之，一份合格的技術交底書應當：寫明背景技術、解決的技術問題、技術方案以及對達到的技術效果的分析，并通過相應的實施例擴展等輔助專利代理人的理解。 常見問題
交底書中出現錯誤的描述，前后語言或者語言與附圖矛盾，造成專利代理人對技術的誤解，輕則通過長時間溝通修改，延誤申請時機；重則始終無法發現，形成無效保護。交底書描述不清楚，導致專利代理人通過文字記載及附圖，無法正確理解技術原理和技術方案。比如：①附圖中沒有附圖標記、技術內容介紹沒有結合附圖；②僅給出改進部件的局部圖，沒有整體視圖，導致難以理解改進部件的作用；③技術術語不統一、零部件標號不統一。交底書中僅有發明點，缺乏具體內容。在化學領域中尤其明顯，需要不斷補充相應的數據和具體實施例等撰寫方法 一般情況下，技術交底書的撰寫思路：別人是怎么做的？（背景技術）→ 你為什么還要做？（技術問題）→ 你是怎么做的？（技術方案）→ 你做的有什么好處/優點？（技術效果）。 厘清上述思路的相關內容，基本就可以作為與專利代理機構溝通的基礎啦。相應的，技術交底書一般都應包括以下五個部分的內容： ? 背景技術 背景技術用于介紹和本發明相關的現有技術，指出現有技術的缺點。對于代理人來說，則可以理解技術方案，把握發明點，并且確定保護范圍。注意： 不相關的現有技術不需要提供，只提供本發明所解決的技術問題針對的那部分現有技術；最好結合附圖用文字對現有技術進行描述，如果現有技術有相關的專利、期刊、書籍，還可以提供其出處。? 發明內容 發明內容用于介紹本發明解決的技術問題；清楚、客觀地寫明發明或者實用新型與現有技術相比所具有的有益效果。注意： 發明內容中很重要的一部分是發明點，也是技術方案的關鍵點和欲保護點，需要按照重要級別排序逐條列出，簡單描述即可，不需要長篇大論；有益效果需要與技術方案對應，按照重要級別排序，對每個有益效果進行描述，并且有益效果應當有邏輯推導或數據支持。? 說明書附圖 附圖是對技術方案的有力描述。注意： 盡可能提供可編輯格式的版本，比如CAD、Visio等形式的圖；照片在發明和實用新型專利申請文件中一般不能使用，僅能起到幫助理解方案的作用；對于由幾個模塊構成的框圖，需要展示清楚各個模塊的名稱和連接關系；對于機械結構附圖，需要盡可能用標號表明各個結構，并且標號需要和文字部分的標號一一對應，不重不漏。? 具體實施方式 具體實施方式部分是最詳細、也是最能輔助代理人理解的部分，應該闡述發明目的是通過什么具體技術方案實現的，并做適當的擴展。注意： 有關方法的發明，需要描述具體的實現流程；有關裝置的發明，需要盡可能詳細地描述各個部件的結構和它們之間的連接關系，以及該裝置是如何工作的，盡可能結合附圖進行描述，附圖盡可能給出立體圖或多視角的視圖；技術效果的說明，需要結合結構或者方法進行一定的分析，比如結合原理或者實驗數據進行說明。? 替代方案 詳細描述替代方案（替代實施例）的技術內容及其有益效果，替代方案的數量決定了專利的保護范圍。 專利代理人也可以啟發、引導發明人進行替代方案的拓展，這樣權利要求可以寫得更大，實施例可以更多，專利申請文件的質量也更高。替代方案的拓展方向包括： 零件的個數、方法的步驟、工藝是否可以減少？零件的位置關系是否可以調整？步驟的順序是否可以改變？其中哪個部件/步驟/工藝可以替換成其他部件/步驟/工藝仍然可以解決技術問題。